E-Procurement: cos'è e benefici derivanti da queste attività
Cos'è l’e-procurement?
L'e-procurement, noto anche come electronic procurement o approvvigionamento elettronico, è l'acquisto e la vendita di forniture, attrezzature, lavori e servizi attraverso un'interfaccia web o altri sistemi collegati in rete.
La tecnologia ha un ruolo chiave perché è progettata per centralizzare e automatizzare le interazioni tra l’azienda, i clienti e altri partner della catena del valore per migliorare la velocità e l'efficienza delle pratiche di approvvigionamento.
Storia dell’e-procurement
L'eProcurement è iniziato negli anni '80, con l’introduzione dello scambio elettronico di dati (EDI). L'EDI consentiva di condividere file e documenti tra le persone in affari e, all'epoca, era rivoluzionario. Le aziende non dovevano più inviare fisicamente documenti, poiché potevano invece essere inviati elettronicamente.
Successivamente, negli anni '90, l'EDI è stata migliorata quando le organizzazioni hanno sviluppato cataloghi online specializzati.
L’accezione moderna di eProcurement, adesso, è molto più ampia e coinvolge differenti attività legate alla valutazione e alla selezione di fornitori, nonché ciò che è necessario acquistare dai fornitori, inclusi ordini elettronici e cataloghi. Più tutti i processi di gestione dei contratti.
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Iscriviti Ora3 Benefici legati all'e-procurement
- Automatizzazione delle attività: ad esempio attività come la gestione dei documenti per gli ordini di acquisto, la valutazione e la selezione dei fornitori, le negoziazioni dei prezzi e tanto altro ancora possono essere gestite direttamente da piattaforme di e-procurement, liberando il personale per altre attività
- Miglioramento dei flussi di acquisto: l’utilizzo di cataloghi online approvati dall’azienda, rende più semplice l’elaborazione delle richieste d’acquisto dei dipendenti e il conseguente pagamento dei fornitori
- Controllo delle spese: l'eProcurement dà visibilità puntuale sulle spese sostenute dall’azienda. Grazie a questi dati è possibile controllare tutte le spese non conformi e identificare aree per il consolidamento dei fornitori o sfruttare il potere d'acquisto per negoziare risparmi sui costi.
Elementi chiave di gestione dell’e-procurement
L'eProcurement è progettato per semplificare il normale processo di approvvigionamento. Di seguiti alcuni degli elementi chiave definiti dall’eProcurement
- Gestione dei fornitori: è tutta la funzione riferita a quello che è il supplier management, ovvero, che comporta la funzione di scouting, amministrazione e gestione della relazione con attuali o potenziali fornitori. La gestione dei fornitori è in genere composta da due elementi: la gestione delle relazioni con i fornitori e la gestione delle informazioni dei fornitori.
- Source-to-contract (S2C): processo end-to-end intrapreso da un'organizzazione durante l'identificazione e l'approvvigionamento di prodotti o servizi. S2C si occupa delle attività di approvvigionamento strategico e di gestione dei contratti ed è generalmente composto da eSourcing e gestione dei contratti.
- Procure to Pay (P2P): descrive il processo di ordinazione di un prodotto o servizio da un fornitore, fino al pagamento dei servizi o di eventuali resi. In questo caso adottare un software di e-procurement può aiutare nella gestione del processo, controllo del budget fino ad elaborazione della fattura.
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